Personvernerklæring
Høgskulen i Volda behandlar ei rekke personopplysningar om studentar og tilsette. Personopplysningsloven stiller krav til korleis dette skal gjerast.Lova har og krav til alle som kjem i kontakt med personopplysningar og alle systema som skal handtere slik informasjon. Personopplysninger er definert i artikkel 4 i GDPR punkt 1.
Ei personvernerklæring fortel om korleis vi behandlar personopplysningar om deg. Høgskuledirektør er behandlingsansvarleg for Høgskulen i Volda sine behandling av personopplysningar. Behandlingsansvarleg sine oppgåver er delegert til systemeigarar/mellomleiarar og leiarar. Personvernerklæringar for ulike system er publisert på systema sine sider. I tillegg er det spesifikke erklæringar for student og tilsett.
Dine rettar knytt til behandling av personopplysningar
Rett til informasjon og innsyn
Du kan be om å få ein kopi av alle opplysingar om deg, også elektroniske spor og metadata.
Du har og rett til å få informasjon om korleis vi behandlar dine personopplysingar, dette kjem fram i denne personvernerklæringa.
Det er gratis å få innsyn og du kan ta kontakt med behandlingsansvarleg.
Rett til korrigering
Dersom personopplysingane dine er feil eller ufullstendige har du rett til å få dei korrigert eller supplert.
Om du meiner vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysningar om deg, ber vi deg ta kontakt med behandlingsansvarleg.
Det er viktig at du grunngir, evt. dokumenterer, kvifor du meiner personopplysingane er feil eller mangelfulle.
Rett til å avgrense behandlinga
I nokre tilfelle kan du ha rett til å krevje at behandlinga av dine personopplysingar vert avgrensa. Avgrensing av personopplysingar vil seie at personopplysingane fortsatt vert lagra, men at vidare behandling blir avgrensa, for eit bestemt tidsrom eller permanent.
For å ha rett til å krevje avgrensing av dine personopplysingar, må vilkåra i personopplysingslova og GDPR artikkel 18 vere infridd. Dette vert vurdert i kvar enkelt sak. Ta kontakt med behandlingsansvarleg.
Rett til sletting
I nokre tilfelle har du rett til å krevje at vi slettar personopplysingar om deg. Det må vurderast i kvar enkelt sak om ein kan få sletta personopplysingar. Det er viktig at du grunngir kvifor du ynskjer at personopplysingane vert sletta.
Ver merksam på at lovverket kan gi oss høve til å gjere unntak frå retten til sletting, til dømes arkivlova, rekneskapslova og UH-lova.
Rett til å protestere mot behandling
Du kan ha rett til å protestere mot behandling om du har et særskilt behov for å få stansa behandlinga. Dette kan til dømes vere om du har eit behov for vern, fortruleg adresse,
eller liknande. Retten til å protestere er avhengig av kva som er det rettslege grunnlaget for behandlinga, og om du har eit særskild behov. Vilkåra går frem av GDPR artikkel 21.
Rett til å klage over behandlinga
Dersom du meinar HVO ikkje har behandla personopplysingane dine på ein korrekt og lovleg måte, eller du meiner at vi ikkje har klart å innfri dine rettar, har du høve til å klage over behandlinga. Ta kontakt med behandlingsansvarleg.
Dersom vi ikkje tek klagen din til følge, har du høve til å fremje klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarleg for å kontrollere at norske verksemder overheld føresegnene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av personopplysingar.
Offentleg forvaltning - plikt til sakshandsaming
Høgskulen i Volda er eit offentleg organ og underlagt reglane for offentleg forvaltning. Dette gjer at vi skal ha eit offentleg arkiv som sikrar at sakshandsaming vert korrekt og effektiv. Studentar, tilsette og andre som har tilknyting til HVO vil ha personopplysingar i våre sak/arkiv- og fagsystem. Opplysingane vil vere av ulik art alt etter kva type sak det gjeld.
Behandlingsgrunnlag for denne behandlinga er GDPR art 6.1 c og e, PPL §8/ GDPR art 9.2 j og g.
Personopplysingar som vert behandla i sak/arkiv- og fagsystemn være alt frå kontaktopplysningar til sensitive opplysningar. Vi har arkivplan som viser kva arkivet inneheld.
Data registrert i sak/arkiv- og fagsystem får vi frå deg når du vender deg til HVO. Alle data i sak – arkivsystemet vert lagra i Norge. Lengde på lagring vert avgjort av bevaring og kassasjonsplanen som HVO har og følger arkivlova. Data som har mista sin administrative betyding vil verte sletta/kassert. Det er streng tilgangsstyring av Sak/arkiv- og fagsystemea som gir berre dei som har behov for personopplysningane høve til å sjå dei. Det vert og ført logg over kven som er inne i systema på dei ulike sakene.