Course approval and credit transfer

The courses/modules you enrol in during your exchange period must be approved by the programme leader for your Bachelor/Master's program and by the VUC International Office. Notice the difference between pre-approval and final approval of courses and credits.

 
Pre-approval of courses and credits

Before you go on exchange, it is important that you are given a pre-approval of the courses you intend to take abroad. This confirms that the courses and credits you plan to take will be transferred to your degree at VUC and that they do not overlap courses you have completed earlier. The pre-approval of courses is also important, as it enables you to apply for funding from Lånekassen (if applicable).

The pre-approval of courses and credits may be done in two ways.

Students exchanging on an Erasmus+ agreement complete the Erasmus+ Learning Agreement
Students exchanging on all other agreements complete the Forhåndsgodkjenningsskjema (only in Norwegian - contact the International Office)

 

Changes during the exchange period

If you change your courses after you have completed the pre-approval, you need to contact the VUC International Office and make sure that these changes will be approved. If your grade transcript from the exchange study show courses/modules that are not pre-approved it will prolong the final approval and credit transfer and, in a worst case scenario, mean that the courses/credits are not approved and transferred.  


Final approval of courses and credits

The student is responsible for making sure that a grade transcript from the exchange period abroad is sent to the VUC International Office. Once we receive a transcript, we check the courses with the pre-approval and complete the final course/credit approval. The result of the final approval will be registered in VUC's student database FS which automatically is also provided to Lånekassen and students receive notification by e-mail. 

The VUC International Office completes a general approval of courses/credits from the exchange period. However, it is the Study administrators in Student services which inserts the courses into the student's education plan ("utdanningsplan"). Therefore, it may sometimes take some time before courses from exchange periods are registered in the education plan. To find your education plan, see Studentweb.

Note: Courses taken at other universities (e.g. during student exchange) will not be listed on regular transcripts from Volda University College. External courses will only appear in the final diploma/diploma supplement. If you need to document that you have completed courses/credits on student exchange, you should contact Student services. The final diploma/diploma supplement from VUC will also list courses taken at other institutions, but without grades (it will show "transferred" where grades normally appear). In order to document your results from the exchange semester, you should also include the transcript from the host institution.

 

Forhåndsgodkjenning

Før du reiser på utveksling er det viktig at du får en forhåndsgodkjennelse av emner du skal ta i utlandet. Dette er en bekreftelse på at emnene kan inngå i graden din ved HVO, og at de ikke overlapper med emner du har tatt/skal ta ved HVO.

Studenter som reiser på Erasmus+ avtale fyller ut skjemaet Erasmus+ Learning Agreement (kontakt Internasjonalt kontor for mer informasjon).

Studenter som reiser på andre avtaler (f.eks. til USA eller Australia) fyller ut et eget skjema for forhåndsgodkjenning.

Endringer undervegs

Dersom du endrer emner ved vertsuniversitetet i etterkant av forhåndsgodkjenning er det viktig at du tar kontakt med Internasjonalt kontor så raskt som mulig slik at disse endringene blir godkjent.

Står det andre emner i karakterutskriften din enn det du har ført opp i forhåndsgodkjenningen din, kan endelig godkjenning ta lengre tid. I verste fall kan dette resultere i at emnene ikke blir godkjent.

Endelig godkjenning

Studenter er selv ansvarlig for at karakterutskrift fra utvekslingsoppholdet ditt blir sendt til Internasjonalt kontor. Når vi mottar karakterutskrift, sjekkes emnene opp mot forhåndsgodkjenningen og det foretas en endelig godkjenning.

Konklusjon fra endelig godkjenning blir sendt på e-post til studenten og går automatisk til Lånekassen.

Internasjonalt kontor foretar en generell godkjenning av emner tatt under utveksling, men det er studiekonsulent-teamet i Studieadministrasjonen som innpasser emnene inn i utdanningsplanen.

Karakterer fra utveksling

Emner fra utvekslingsopphold (eksterne emner) vil ikke vise på en vanlig karakterutskrift fra Høgskulen i Volda. Disse vil kun vise på det endelig vitnemål/diploma supplement.

Karakterer fra utveksling blir ikke omregnet til norske karakterer. Endelig vitnemål fra HVO viser emner fra utveksling, men der karakterene normalt står vil det stå "innpasset". For å vise resultatene fra utveksling bør en derfor også legge ved karakterutskrift fra vertsuniversitetet.

Dersom du trenger dokumentasjon på innpassede studiepoeng tatt i utlandet (til jobb- eller studiesøknader) kan du kontakte Studentsørvis.